Спајање поште у ПДФ из програма Екцел - Вести

1. јануара 2018. минимална зарада у Њујорку повећава се на 13,50 долара. То значи да милиони примерака обрасца ЛС 54С или обрасца ЛС54 - Обавештење и потврда о висини зараде морају бити послати радницима. Држава Нев Иорк даје празну копију овог обрасца као ПДФ заштићен лозинком. Како можете да користите Екцел да припремите стотине таквих докумената за своје запослене?

Иако је поступак спајања поште из програма Екцел у Ворд документован на (хттпс://ввв.иоутубе.цом/ватцх?в=2КПкСМДк0уг), можете ли извршити спајање поште из програма Екцел у ПДФ?

Изненадио сам се да је најбоље решење овог процеса коришћење Адобе ИнДесигн! Али прво, да поновим своја два неуспела покушаја:

• Неуспели покушај 1: Покушао сам да копирам образац ЛС54 у програму Екцел користећи низ одсечака екрана како бих се омотао око ћелија које би садржале поља у програму Екцел. Ово је трајало заувек, а када су се штампали, исечци са екрана изгледали су ужасно.

  

• Неуспели покушај 2: Користите Адобе Ацробат. Помислили бисте да пуна верзија програма Ацробат нуди начин попуњавања обрасца помоћу спајања поште. Постоји опција Увоз података у Алати, Обрасци, Више опција обрасца. Губио сам време за додавање поља у ПДФ, увезао прорачунску табелу, а затим сам се разочарао сазнавши да истовремено могу да испуним само један образац. Изаберите ред 2 и могао бих да одштампам првог запосленог. Али тада бих морао да изаберем ред 3, штампај, изабери ред 4, одштампај, ред 5, одштампај, и ово никада неће успети за 750 запослених.

  

Решавање проблема помоћу Адобе ИнДесигн

Овде објављујемо књиге под Светим Макроном! Отисак књига. Претплаћени смо на пакет Адобе Цреативе Цлоуд, који нам даје Пхотосхоп, Лигхтроом, Ацробат и нешто што се зове ИнДесигн. Проверите у вашој компанији, вероватно је да неко у вашем маркетиншком или креативном одељењу већ има претплату на Адобе Индесигн.

Успео сам да решим проблем за мање од сат времена користећи ИнДесигн. Овде сам документовао кораке за поједностављивање вашег поступка.

• 1. део: Претворите ПДФ заштићен лозинком у графички

  1. Преузмите образац ЛС54С са рада.ни.гов са обрасца ЛС54С
  2. (Опционално) Проклетство државе због заштите ПДФ-а лозинком
  3. Претворите ПДФ у слику. Ако имате Ацробат, користите Филе, Екпорт То, Имаге, ЈПЕГ. Ако то не учините, можете да употребите алатку за изрезивање у оперативном систему Виндовс да бисте ухватили образац. Само се побрините да Ацробат Реадер приказује образац на 100%.

• 2. део: Израдите документ у ИнДесигн-у

  4. Отворите Адобе ИнДесигн. Изаберите Датотека, Ново, Документ. Први корак у дијалогу Нови документ је да кликнете на другу икону под Оријентација да бисте направили пејзаж документа. Промените јединице у инчи, ширина на 11, висина на 8,5. Промените горњу маргину у 0 и ИнДесигн ће све маргине учинити 0.

     
  5. Двапут кликните на десну страну А-Мастер-а на табли Пагес

  6. Из Виндовс Екплорера превуците ЈПГ из корака 3 и испустите га на Пасте Боард који је изван главне странице. Ако сте нови у ИнДесигн-у, помислили бисте да превучете и испустите слику * унутар странице *, али то би било погрешно. Делим трик који сам научила од концепта Анне Марие „Хер Геекнесс“. Ако икада будете требали постати мастер у ИнДесигн-у, требало би да ангажујете Анне Марие. Када испустите слику на главну страницу, не можете доћи до ручица за промену величине. Уместо тога, испустите слику непосредно испред главне странице, сада имате приступ ручицама за промену величине. Промените величину документа тако да стане на страницу држањем притиснутог тастера Схифт док повлачите горњи леви држач за промену величине. Када је документ мало мањи од странице, превуците га преко десне главне странице. Не зајебавајте се што сте одсекли половину текста!

     
  7. Притисните моју омиљену пречицу на тастатури свих времена: Цтрл + алт = "" + Схифт + Е. Ово ће учинити да цела слика стане у новопромењени оквир. Знам на десетине пречица у Екцел-у. Знам само два тастера за пречице у ИнДесигн-у и Цтрл + алт = "" + Схифт + Е је један од њих. Потпуно ме застрашује да би ИнДесигн могао имати можда још 25 пречица, попут Цтрл + алт = "" + Схифт + А до Цтрл + алт = "" + Схифт + З!

• 3. део: Попуните фиксна поља

  На обрасцу постоје нека поља која ће бити иста за све запослене. На пример, назив компаније може бити исти за све. Ево како додајете текст на главну страницу у ИнДесигн.

  8. Притисните тастер Ф да бисте покренули режим оквира. Помоћу миша нацртајте правоугаоник тамо где желите да се појави фиксни текст. У почетку ће овај оквир имати Кс кроз њега.

     
  9. Кликните десним тастером миша на ваш ново нацртани оквир. На пола пута кроз дугачки контекстни мени одаберите Контекст, Текст.
  10. Притисните тастер Т да бисте ушли у режим уноса текста

  11. Кликните унутар оквира и откуцајте фиксни текст. Ако требате да промените фонт, изаберите текст и помоћу иконе „А“ изнад екрана откријте алате за знакове.

      

  12. Поновите кораке 8 до 11 за сва остала поља која морају бити константна у свим обрасцима. Ово је монотоно. Добијање малог оквира са малим „Кс“ у 9 тачака пореданих са пољима за потврду није забавно, али је изводљиво. Ако требате да преместите оквир или промените величину оквира, мораћете да га одаберете помоћу првог алата са стрелицом на левој страни. Зове се алат за одабир (за разлику од мање корисног алата за директан одабир који је друга стрелица у пољу).

      

  Про тип # 1: Означите прво поље. Цтрл + Ц за копирање. Цтрл + В да бисте налепили ново поље на средину странице. Превуците нови оквир у положај. Ово је супер корисно када добијете мали Кс за поља за потврду.

  Про савет бр. 2: Тешко је употребити миш да бисте поставили „Кс“ у прави положај. Када је оквир одабран, користите тастере са стрелицама на тастатури да бисте гурнули оквир у положај.

  Про професионални савет бр. 3: Све слике у ИнДесигн-у изгледају ужасно. То је карактеристика, а не грешка! Размислите о књизи. Повер Екцел 2017 Витх има 1400 слика. Рачунар би пропао када би покушали да прикажу свих 1400 слика у високој резолуцији. Ваш документ има једну слику и вероватно си можете приуштити да је прикажете у високој резолуцији. Изаберите слику кликом на неки размак на обрасцу. Кликните десним тастером миша и одаберите Перформанце Перформанце, Хигх Куалити Дисплаи. Престо! Слика постаје оштра.

  

• 4. део: Попуните податке у програму Екцел

  Света прорачунска табела! Требало ми је толико времена да дођем до Екцел дела технике.

  13. У ред 1. ставите једноставне наслове од једне речи. Форматирајте сва поља валута као валуту или ћете у спојеном ПДФ-у видети 13,50 УСД као 13,5. Схватам да на обрасцу већ постоји знак долара, али 13,50 УСД изгледа боље од 13,5 УСД.
  14. Користите датотеку, сачувај као. Сачувајте документ као Екцел датотеку да бисте га касније могли уређивати.
  15. Користите датотеку, сачувај као. Сачувајте документ у облику текста (раздвојено табулаторима) (* .ткт). Обавезно запамтите путању и име датотеке да бисте их касније могли пронаћи. Затворите датотеку у програму Екцел или ћете у 17. кораку добити поруку о грешци.

• Део 5: Повратак на ИнДесигн за додавање поља обрасца

  16. Из менија ИнДесигн одаберите Прозор, Услужни програми, Спајање података. Појавиће се малени прозор за обједињавање података који плута негде изнад ИнДесигн-а. Сваки мали плутајући панел у ИнДесигн-у има читав низ корисних команди скривених иза онога што они називају Панел Мену. Ево слике иконе Панел Мену:

      
  17. Отворите мени плоче на обједињавању података. Одаберите Селецт Соурце Дата. Прегледајте и изаберите .ТКСТ датотеку из корака 15. Панел за обједињавање података сада приказује имена поља из 1. реда ваше прорачунске табеле. У свету превлачења и испуштања помислили бисте да можете да превучете ова поља на образац, али не можете. Уместо тога, поновите кораке 8 и 9 да бисте нацртали нове оквире тамо где желите да та поља иду. Нека оквири буду лепи и широки у случају да је један од ваших запослених Јохн Јацоб Јинглебеллс ИИИ. Нарочито за поља за плаћање и прековремени рад ЛС-54С, можда ћете морати да промените на 10 тачака да бисте омогућили да оквир стане.

  18. Кликните унутар празног оквира за Име. На табли Спајање података кликните на Име. Престо! <> појављује се у оквиру. Поновите за Ваге и ОТ.

      
  19. Овај корак није обавезан, али вреди шездесет секунди. Кликните на поље Превиев у доњем левом углу панела Дата Мерге. Видећете податке из првог записа. Користите иконе стрелица лево и десно на дну табле Спајање података да бисте видели следећи запис.
  20. Пре спајања сачувајте ИнДесигн датотеку. У овом тренутку сам сачувао свој документ и можете га преузети одавде.

  Да резимирам, ако погледате преко панела Странице, све ово сте радили на десној страни странице А-Мастер. Али на сличици можете видети да се све на страници Мастер приказује на страници 1 вашег документа.

  

• Део 6: Коначно, Спајање поште

  21. У врху панела Дата Мерге налази се икона која изгледа као страница матрице са бројем 4. То је симбол за Стварање обједињеног документа. Кликни.

      

  22. Сва подешавања у Креирај обједињени документ су тачна. Кликните ОК.

      
  23. Добићете једну од две поруке. Или: „Није генерисан прекомерни текст“ или „У овим записима сте надмашили текст“.

  У ИнДесигн речи „Оверсет Тект“ значе да имате више знакова него што стане у оквир текста. Нисам пронашао ниједан еквивалентан Екцел-ов Схринк то Фит. Ако кажу да сте надмашили текст на запису 450, идите на страницу 450 у табли „Странице“ и погледајте да ли имате запосленог са заиста дугим именом. Вратите се на десну страну странице А-Мастер и промените величину оквира за то поље.

  У овом тренутку имаћете велики документ у ИнДесигн-у. У мом случају имам 114 страница, јер сам имао 114 записа у Екцел датотеци. Кликните било коју страницу на табли „Странице“ да бисте видели ту страницу са попуњеним подацима.

  Неколико савета: Мени Панел спајања података нуди наредбу Ажурирање извора података. Ако промените основну Екцел датотеку и сачувате као нову текстуалну датотеку, користите наредбу да бисте преузели промене. Мораћете да поновите 21. корак да бисте се поново спојили.

• Део 7: Извоз у ПДФ како бисте могли да штампате

  24. У менију Датотека изаберите Адобе ПДФ Пресетс, (Хигх Куалити Принт). Изаберите путању и име датотеке. Прихватите све хиљаде подешавања у дијалогу Извоз Адобе ПДФ-а. Кликните ОК

  Једна закључна напомена овде: У стварном животу имали смо 751 запосленог. Два пута сам ставио сваког запосленог у досије како бисмо могли да одштампамо по две копије за сваког запосленог и да их учинимо упоређеним. Добијени ПДФ од 1502 странице чудесно је био велик само 2,48 МБ! Некако су чаробњаци у Адобе успели да сачувају једну копију слике и поново је користе. Мој погрешно вођени први покушај спајања поште помоћу програма Екцел произвео је ПДФ датотеке јадног изгледа од 150 МБ која никада није могла бити послата е-поштом.

  Ако не можете да пронађете копију ИнДесигн-а или вам се ови кораци чине превише застрашујућим, ангажујте Екцел саветника који ће за вас извршити обједињавање поште у ПДФ.