У данашњој епизоди упоредио сам како да пронађем или уклоним дупликате. Екцел 2007 нуди нове нове начине за то. Прва 3 савета раде у било којој верзији програма Екцел. Последње 2 методе раде само у програму Екцел 2007.
Метод 1:
Користите јединствену опцију у напредном филтру
- С десне стране података копирајте наслов из колоне у којој желите да пронађете јединствене вредности.
- Изаберите ћелију у скупу података.
- У програму Екцел 97-2003 одаберите Дата - Филтер - Адванцед Филтер. У програму Екцел 2007 изаберите икону Напредно из групе Сортирај и филтрирај на траци Подаци.
- Изаберите Копирај на другу локацију
- У пољу Копирај у наведите копију вашег наслова. На слици је ово ћелија Д1
- Кликните на поље Само за јединствене записе
- Кликните ОК
Екцел ће вам пружити јединствену листу купаца у колони Д.
Метод 2:
Користите формулу да бисте утврдили да ли је овај запис јединствен
Функција ЦОУНТИФ може да броји колико се записа изнад тренутног записа подудара са тренутним записом. Трик за постизање овог посла је употреба знака једног долара у референци. Ако уносите формулу у Ц2 и референцирате А $ 1: А1, то говори: „Почните од апсолутне референце А1 и спустите се до записа изнад тренутног записа“. Када копирате ову формулу, први А $ 1 остаће исти. Други А1 ће се променити. У низу 17, формула у Ц2 Прочитаћу: =COUNTIF(A$1:A16,A17)=0.
Након што сте унели формулу у Ц2 и копирали је у све редове, требало би да копирате Ц2: Ц15, а затим користите Уреди - налепи посебне вредности да бисте формуле претворили у вредности. Сада можете сортирати силазно према колони Ц и јединствене вредности ће бити на врху листе.
Метод 3:
Користите пивот табелу да бисте добили јединствене купце
Изведена табела је сјајна у проналажењу јединствених вредности. Ово је најбржи начин у програму Екцел 2000-2003.
- Изаберите ћелију у скупу података.
- Изаберите Дата - Пивот Табле и Пивот Цхарт Репорт.
- Кликните на Финисх.
- На листи поља пивот табеле кликните на поље купца. Кликните на дугме Додај у.
Екцел ће вам показати јединствену листу купаца.
Метод 4:
Ново у програму Екцел 2007 - Користите условно форматирање за обележавање дупликата
Екцел 2007 нуди нове методе за проналажење дупликата. Изаберите опсег купаца. На врпци Почетна одаберите Условно форматирање - Означи правила ћелија - Дуплиране вредности и кликните У реду.
Ако се име пронађе два пута, Екцел ће истакнути обе појавности имена. Тада бисте желели да сортирате све истакнуте ћелије до врха.
- Кликните било које поље у колони за купце. Кликните на дугме АЗ на траци са подацима.
- Пронађите ћелију која има црвено истицање. Десни клик на ћелију. Изаберите Сортирај - ставите одабрану боју ћелије на врх.
5. метод:
Ново у програму Екцел 2007 - Користите икону Уклони дупликате
Упозорење!
Ова метода је врло деструктивна! Направите копију скупа података пре него што то учините!
- Копирајте опсег података у празан одељак радног листа
- Изаберите ћелију у скупу података.
- На врпци Подаци одаберите Уклони дупликате.
- Дијалог Уклони дупликате даће вам листу колона. Изаберите колоне које треба узети у обзир. На пример, ако је требало да уклоните записе где су и купац и фактура идентични, означите поље за оба поља.
У овом случају покушавате да добијете јединствену листу купаца, па изаберите само поље Купац.
- Кликните ОК.
Екцел ће избрисати записе из вашег скупа података. Извештаваће да је уклоњено н дупликата и остало нн записа.
Као што видите, постоји много метода за бављење дупликатима. Екцел 2007 додаје два нова алата у ваш арсенал.
Према мом искуству, ревизори често покушавају да пронађу дупликате како би открили да ли је извештај прецењен. Када сам написао Екцел за ревизоре , покривам и Екцел 2003 и Екцел 2007.
