Форензички ревизори могу користити Екцел да брзо прелистају стотине хиљада записа како би пронашли сумњиве трансакције. У овом сегменту ћемо погледати неке од тих метода.
Случај 1:
Адресе добављача наспрам адреса запослених
Користите функцију МАТЦХ да бисте упоредили нумерички део адресе ваше евиденције запослених са бројем дела адресе вашег добављача. Да ли постоји шанса да неки запослени такође продају услуге компанији?
- Почните са списком добављача и списком запослених.
- Формула као што
=LEFT(B2,7)ће изоловати нумерички део адресе улице и првих неколико слова назива улице.
- Направите сличну формулу да бисте изоловали исти део адреса добављача.
- Функција МАТЦХ ће тражити адресни део у Ц2 и покушати да пронађе подударање у деловима добављача у Х2: Х78. Ако је пронађено подударање, резултат ће вам рећи релативни број реда у коме је пронађено подударање. Када се не пронађе подударање, вратит ће се # Н / А.
- Сви резултати у колони МАТЦХ који нису # Н / А су потенцијалне ситуације у којима запослени такође фактурише компанију као добављача. Поредај узлазно према колони МАТЦХ и сви записи о проблемима ће се појавити на врху.
Случај 2:
Необичне промене у бази података добављача
Компанија има 5000 добављача. Користићемо дијаграм расејања да бисмо визуелно пронашли 20 добављача које треба ревидирати.
- Набавите списак ИД добављача, број рачуна, укупан износ фактуре за ову годину.
- Набавите листу ИД добављача, број рачуна, укупан износ фактуре за претходну годину.
- Користите ВЛООКУП да бисте ове листе упарили са пет колона података:
- Додајте нове колоне за Делта Цоунт и Делта Делта:
- Изаберите податке у Х5: Г5000. Убаците дијаграм расејања (КСИ). Већина резултата биће скупљена у средини. Занимају вас одступања. Почните са продавцима у кутији; послали су мање фактура за далеко више укупних долара:
Белешка
Да бисте пронашли продавца повезаног са тачком, задржите показивач изнад тачке. Екцел ће вам рећи делту броја и делту количине коју ћете пронаћи у оригиналном скупу података.
Случај 3:
Коришћење пивот табеле за бушење
У овом случају ћемо погледати рачуне и потраживања. Кроз разне анализе података откријте која два аналитичара потраживања проводе петак поподне за шанком, уместо да раде.
- Почео сам са два скупа података. Прво су подаци о фактури, фактура, датум, купац, износ.
- Следећи податак је Фактура, Датум пријема, Примљени износ, Назив А / Р извештаја
- Израчунајте колону Дани за плаћање. Ово је датум пријема - датум фактуре. Форматирајте резултат као број уместо као датум.
- Израчунај дан у недељи. Ово је
=TEXT(ReceiptDate,"dddd") - Изаберите једну ћелију у скупу података. Коришћење података - изведена табела (Екцел 97-2003) или уметање - изведена табела (Екцел 2007)
- Прва пивот табела имала је величину Дани за исплату. Десном типком миша кликните једну вриједност и одаберите Гроуп анд Схов Детаил - Гроуп. Групирајте по кантама од 30 дана.
- Преместите дане за плаћање у област колоне. Ставите купце у област Ред. Ставите приход у подручје података. Сада можете видети који купци споро плаћају.
- Уклоните дане за плаћање и ставите радни дан у област колоне. Уклоните купца и ставите представника у ред реда. Сада можете видети износе примљене по данима у недељи.
- Изаберите ћелију у подручју података. Кликните на дугме Поставке поља (на траци са алаткама за изведене табеле у програму Екцел 97-2003 или на картици Опције у програму Екцел 2007).
- У програму Екцел 97-2003 кликните Још. У програму Екцел 2007 кликните на картицу Прикажи вредности као. Изаберите% реда.
- Резултат: чини се да Боб и Сониа у петак обрађују много мање фактура од осталих. Свратите до њихове канцеларије у петак поподне да бисте видели да ли (а) стварно раде и (б) да ли се до петка у фиоци њиховог стола мота гомила непрерађених чекова.
