Белешка
Катие Сулливан је менаџер пројеката у Мицрософт Ворд тиму. За овај савет, предајем подијум Катие.
Иако се обожаваоци Екцела понекад зафркавају да су Ворд и ПоверПоинт бесплатне апликације које се испоручују са Екцелом, постоје случајеви када Мицрософт Ворд нуди функцију коју Екцел не нуди. У тим случајевима има смисла копирати податке из Екцела, налепити их у Ворд, извршити наредбу, а затим копирати назад у Екцел. Ево неколико примера техника којима се боље рукује у програму Ворд него у програму Екцел.
Техника 1: Претвори у горње, доње, правилно
Ако морате да конвертујете из великих у мала или мала слова, Ворд има пречицу притиском на тастер. Копирајте податке у Ворд и пребаците велика и мала слова помоћу тастера Схифт + Ф3.
Техника 2: Додајте ознаке
Ако желите да додате ознаке у Екцел ћелије, то је много лакше у програму Ворд него у програму Екцел. Копирајте ћелије у Ворд и примените стил ознаке. Копирајте из Ворда и налепите назад у Екцел. Можда ћете морати неколико пута да користите икону Смањи увлачење.
Савет
Ако имате распон ћелија које садрже текст, изаберите опсег и притисните Цтрл + 1 да бисте отворили дијалог Формат Целлс. Затим на картици Број одаберите Прилагођено са листе са леве стране. Кликните у поље Типе и очистите све што се тамо налази. Држите притиснут тастер алт = "" док притискате тастер 7 на нумеричкој тастатури. Требало би да се појави метак. Унесите размак, а затим знак @.
Техника 3: Визуализујте и формуле у боји
Ако имате масивно дугачку формулу, рецимо ону са 10 угнежђених ИФ израза, можете залепити у Ворд и користити боје и Схифт + Ентер за размакање формуле како бисте је разумели. (Једно побијање из Екцел-овог тима: Можете да проширите траку са формулама и да користите тастере Алт + Ентер да бисте поделили формулу у више редова. Можете да користите и сјајни додатак РефТрееАналисер од Јана Карела Пиетерсеа.
Техника 4: Бржи СмартАрт
Ворд нуди опцију Претвори текст у СмартАрт. Иако Екцел нуди и СмартАрт, тамо није баш згодан јер уносе морате копирати један по један у окно СмартАрт.
Техника 5: Издвајање података из ПДФ-а
Рецимо да неко има Екцел радну свеску и ту радну свеску чува као ПДФ. Они вам га шаљу. Ово је досадно и очигледно не желе да поново користите податке. Ако отворите ПДФ у програму Ацробат Реадер, копирате податке и налепите у Екцел, одмотаће се у једну колону. Али овде је тајна: прво налепите те податке у Ворд. Редови и колоне ће се правилно залепити. Затим можете копирати из Ворда и налепити назад у Екцел. (Ако сте заглавили у верзији система Оффице пре 2013. године, препоручујем Абле2Ектрацт.)
Оригинални подаци су приказани лево доле, а десно можете видети и како изгледају када налепите директно из ПДФ-а у Екцел. Можете видети да се подаци „одмотавају“, при чему Б1: Ц1 иде у А2: А3 и тако даље.
Залепите те исте податке у Ворд.
Копирајте из Ворда и налепите у Екцел.
Подаци остају у оригиналном редоследу. Можете да примените Премотавање речи и прилагодите ширину колона да бисте се вратили на првобитне податке.
Техника 6: Промените обликовање речи у програму Екцел
Ако имате реченице текста у програму Екцел, могуће је одабрати једну реч у режиму Уређивање и променити боју те речи. Али глобална промена боје свих појава речи у Екцелу је заморна. Уместо тога, налепите податке у Ворд и притисните Цтрл + Х. Промените пса у пса. Кликните Још >>, а затим одаберите Формат, Фонт. Изаберите Црвену. Кликните Заменити све.
Копирајте из Ворда и налепите назад у Екцел. Доња слика показује са чиме сте завршили.
Техника 7: Замените задржавајући форматирање знакова
Ворд такође решава сличан проблем: заменом текста, али остављајући обликовање текста такво какво јесте. Испод је анкета о најбољем кућном љубимцу. Неко је истакао неке речи у тексту.
Користите Цтрл + Х да бисте пронашли и заменили, као што је приказано лево. Када користите Заменити све, ако је реченица промењена, формати у ћелији ће се изгубити. На доњој слици прецртавање остаје у првом реду јер тај ред није имао појаву штене и због тога није промењен.
Копирајте у Ворд да бисте задржали обликовање у оригиналном тексту. Урадите замену у програму Ворд. Копирајте из Ворда и налепите назад у Екцел.
Захваљујемо се Катие Сулливан (пројект менаџеру у тиму Ворд!) Што је допринела овом савету. Катие очигледно више воли псе него мачке. Хвала Гленни Схав и Оз ду Солеил на доприносу идејама овом савету.
