Неко из резервата америчке војске питао је:
Имам једноставну табелу са роковима доспећа. Постоји ли начин да рокови постану зелени када истекну 10 дана, а затим црвени кад истекну 5 дана?
Ово је лак задатак помоћу условног форматирања. Ова функција је представљена у програму Екцел 95. Омогућава вам да одредите до три услова и да аутоматски промените обликовање ћелије на основу тих услова. Можете променити фонт, фонт учинити подебљаним, променити боју и боју позадине. Ако имате ћелије које желите да надгледате да ли остављају одређену толеранцију, условно форматирање је одличан алат за употребу.
Најбољи начин је да поставите условни формат за прву ћелију у колони са датумима, а затим да копирате тај формат у све остале ћелије у опсегу.
Рецимо да је ваш распон датума у Е2: 200. Изабрали бисте ћелију Е2 и следили ове кораке: (померите се мало надоле да бисте видели слику док читате …)
- Из менија одаберите Формат - Условно форматирање …
- Са леве стране дијалошког оквира Условно форматирање налази се падајући мени који каже „Вредност ћелије је“. Кликните на тај ДропДовн и промените вредност у "Формула Ис". Ово ће променити десну страну дијалошког оквира у једно дуго поље.
- У то поље унесите ову формулу:
=(E2-TODAY())<6(Имајте на уму да ако ваш први датум није у Е2, промените Е2 у ћелију у којој се налазите) - Кликните дугме Формат при дну дијалошког оквира за условно форматирање.
- У средини картице Фонт налази се падајући мени у боји. Пицк Ред. Или - одаберите жуту, а на картици узорака одаберите Црвену. То ће их заиста истакнути. Кликните на ОК да бисте се вратили на дијалог Условно форматирање.
Горе наведени кораци ће учинити да рокови у року од 5 дана од данас постану црвени. Док сте још увек у дијалошком оквиру за условно форматирање, урадите следеће:
- Кликните на дугме Додај >> на дну дијалошког оквира и појавиће се нови Услов 2.
- Промените „Вредност ћелије је“ у „Формула је“
- Унесите формулу
=(E2-TODAY())<11 - Кликните дугме Формат и одаберите плави фонт и зелени узорак. Кликните ОК да бисте затворили дијалог Формат Целлс.
- Ваш дијалог условног форматирања требао би изгледати попут овог. Кликните ОК.
Ускоро смо тамо. Једном када прођете све ове кораке да бисте подесили условни формат за прву ћелију, лако је користити посебну опцију Налепи за копирање формата у читав опсег датума. Када налепите посебне формате, копираће се и условно обликовање.
- Изаберите ћелију којој сте додали цондитонал форматирање. У овом примеру је Е2.
- У менију одаберите Уреди - Копирај.
- Истакните све остале датуме у својим подацима - Е3: Е200. АКО ћете додати још података, слободно истакните неке додатне редове.
- Из менија одаберите Уреди - Налепи посебно …
- У дијалогу Специјално лепљење изаберите 4. унос у левој колони - Формати.
- Кликните ОК.
Ово ће копирати условно форматирање у све ћелије које сте изабрали. Имајте на уму да ће копирати и обрубе и формате бројева, тако да ћете можда морати поново прилагодити границе након што извршите ову операцију.
Напомене:
- Постоји ограничење од 3 условна формата која се могу применити на било коју ћелију. Укључујући подразумевано форматирање које се односи на ћелије које не испуњавају ниједан од услова, то значи да можете аутоматски да примените до 4 формата на ћелију.
- Ако ово требате проширити на више од 4 формата, мораћете да напишете макро у ВБА. Макро ће бити релативно спор, јер ће морати да ажурира све ћелије након што промените прорачунску табелу. За то можете унајмити и Екцел саветника.
- Најтежи део подешавања условног форматирања је куцање формуле у оквир формуле. Не заборавите да формулу увек започињете знаком једнакости. У књизи би могло бити читаво поглавље посвећено различитим формулама које се могу откуцати у ово поље. Могуће је унети формуле које се у потпуности ослањају на друге ћелије.
- Ако изађете из уноса формуле и вратите се касније да бисте уредили формулу, Екцел има гадну навику тумачити бацкспаце знак као покушај указивања на ћелије. Ово ће увек променити вашу формулу у погрешну ствар. Притисните Есцапе да бисте се вратили на првобитну формулу. Корисно је мишем означити погрешни текст, а затим откуцати још.
